Er zijn diverse manieren om support te verlenen aan je klanten en bezoekers zodra je een bedrijf hebt opgestart en wilt gaan uitbreiden. Vaak land de rol van support of ondersteuning bij jezelf of een collega die ook andere rollen te vullen heeft in het begin. Het is belangrijk om met een aantal zaken rekening te houden hierin, laten we deze punten bespreken in deze blog post!

Soorten support of klantondersteuning

Vele bedrijven, start ups, of freelance ondernemingen hebben in het begin nog niet geheel in beeld welke soorten support en ondersteuning er zijn binnen een bedrijf. Uiteraard hangt dit ook enorm af van welk soort bedrijf je voert, maar veel bedrijven en ondernemingen hebben een hoop overlap hierin. Laten we beginnen met welke vormen van klantenservice er allemaal zijn. 

Telefonische helpdesk

Een telefonische helpdesk vormt vaak een van de funderingen van menig bedrijf, je hebt hier echter een hoop “hands on” werk aan. Wat niet bij iedere bedrijfsvoering geschikt is of mogelijk. 

Veel bedrijven kiezen er hierdoor voor om geen directe telefonische helpdesk aan te bieden. Maar eerder de optie om een contactverzoek aan te maken of een belafspraak, dit geeft je als bedrijf de kans om hier nader in te plannen. In plaats van hier altijd voor paraat te hoeven te zitten. Zeker als je nog geen toegewijde medewerker hebt hiervoor geeft dit vaak een betere klantenervaring, en is dit beter te plannen voor het bedrijf zelf. 

Indien je dit echter beschikbaar wilt maken voor bijvoorbeeld je Freelance onderneming en als eenmansbedrijf dan is het ook aan te raden om hier een apart nummer of simkaart voor aan te voeren. Als bedrijf in het handelsregister zal je namelijk vaak gecontacteerd worden voor een hoop verschillende zaken die vaak in de SPAM categorie vallen. En dat zal je niet willen op je privé nummer als je avonds op de bank zit. 

Wees je dus als start up of ondernemer bewust van de mogelijke werklading die met een telefonische helpdesk komt.

Email support

Email is en blijft nog steeds een belangrijke methode van communicatie binnen zakelijke contacten en het contact tussen klant en bedrijf. Email is in deze vaak vele malen eenvoudiger en helderder bij te houden dan menig andere methodes. En stelt je in staat om ook zaken zwart wit te communiceren, wat je als bedrijf meer de tijd geeft om bijvoorbeeld wat na te vragen, uit te zoeken, of anderzijds te overleggen voordat je hier bevestiging op geeft. Loze beloftes en afspraken die niet nagekomen kunnen worden na toezegging kunnen je reputatie als bedrijf flink schaden.  

Email is binnen onze Linux hosting van Webhoster.nl eenvoudig geregeld en te beheren, en kan ingesteld worden op elk apparaat naar keuze. Met ook hierin vrije keuze in de applicatie die je gebruikt. Zoals Microsoft Outlook, of juist de open source optie Thunderbird. 

Ticket support

Ticket support is binnen de IT branche vaak de default optie van support en geeft je in deze de gelegenheid om complexere zaken goed af te handelen. Met een beheersysteem waarin je ook je collega’s in mee kunt laten werken. Tickets kunnen vaak gekoppeld worden aan een collega en in samengewerkt worden. Alsook kunnen hier gegevens in worden gedeeld op een betere wijze dan binnen Email. Er zijn een hoop opties voor een ticketsysteem die je kunt installeren op je website, en zo jouw klanten tevreden kunt houden met snelle en volledige support. 

Ook buiten de IT branche kunnen tickets worden ingezet. Neem een kijkje naar verschillende opties welke het beste aansluit met jouw wensen, en de functionaliteit heeft die je nodig hebt binnen je bedrijf. 

WhatsApp support

WhatsApp ondersteuning wordt binnen een hoop bedrijven ook steeds meer ingezet, en vormt vaak een handige en laagdrempelige methode om ondersteuning te leveren aan je klanten. Snelle vragen, foto’s, en informatie kan hier handig in worden gedeeld. Ook hier geld weer dat je op moet passen met je persoonlijke nummer hierin voor freelancers en eenmansbedrijven, en hier wellicht beter een alternatief nummer voor kunt inzetten om te gebruiken. Ook zijn er diverse diensten die hier (tegen betaling) standaard een optie voor hebben om dit zakelijk te beheren. Zonder je persoonlijke informatie hiervoor te gebruiken. 

Chat support

Chat support is bij veel bedrijven de standaard Eerstelijns support, en kan tegenwoordig ook grotendeels afgevangen worden door AI of kunstmatige intelligentie. Veel vragen kunnen ook standaard antwoorden voor worden geschreven en ingezet. Zodat je niet elke keer dezelfde antwoorden hoeft te typen, zoals wat je levertijd bijvoorbeeld is. 

Chat kan ook eenvoudiger kunnen worden ingezet als eenmanszaak of freelancer, aangezien je dit ook handiger open kunt hebben staan naast je reguliere werkzaamheden. Ook kan je hierin eenvoudig je persoonlijke informatie afschermen, zodat je ook jouw privacy beter in kunt waarborgen. 

Sociale media support

Sociale media biedt ook een handige plek om support te leveren aan je klanten die vragen hebben, vaak is dit voor Eerstelijns support vragen een handige plek om de eerste stappen te zetten. En hierna dit verder op te pakken met een email, ticket, of belafspraak. Gebruikers van het Sociale Netwerk, zoals bijvoorbeeld Instagram, kunnen je dan eenvoudig een bericht sturen zonder eerst een account te hoeven aanmaken binnen je website. Hierdoor is vaak de drempel lager voor een gebruiker, en wordt de vraag eerder gesteld dan op een andere methode. 

Support via Online Meetings / Teams

Wat ook steeds populairder is geworden na de Coronapandemie is het support leveren met online meetings, software zoals Microsoft Teams of Zoom geven je hierin de kans om vaak persoonlijk te kunnen spreken met een klant. En enige wensen en uitleg duidelijker te maken dan dit je op een andere manier kunt doen. Vaak kan je ook met deze software jouw scherm delen of het scherm van je klant inzien, waardoor je hands on kunt bespreken en uitleg geven van bepaalde onderdelen van je producten.

Ook hier kan je binnen de Linux Hosting van Webhoster.nl eenvoudig van onze eigen mailsoftware hetzelfde bereiken zonder extra software zoals Teams of Zoom. Binnen onze webmail heb je namelijk ook standaard de optie om Online Meetings te houden.  

Persoonlijke en plaatselijke support

Als laatst is het oude vertrouwde handjes schudden met een klant natuurlijk nog de meest persoonlijke wijze van support leveren, en is binnen veel branches ook nog steeds een belangrijke pilaar binnen de klantenservice. Binnen een hoop branches is dit uiteraard ook de enige manier om een product te leveren of service. Zorg er daarin dat je altijd een professionele uitstraling hebt, herkenbaar bent, en op tijd komt opdagen. Je vormt dan het gezicht van het bedrijf of onderneming. 

Wat is nu de beste wijze van support leveren? 

De beste wijze van support leveren is eigenlijk niet de vinger op te leggen, elke situatie is anders en het heeft ook vaak te maken welk soort bedrijf je hebt en de producten of diensten die je levert. Een bank bezorgen gaat niet via een email bericht, maar hier kan wel de bezorgafspraak worden gemaakt. Het is belangrijk om op meerdere manieren bereikbaar te zijn, en om de drempel zo laag mogelijk te houden voor klanten en mogelijke klanten. Spreid jezelf echter niet te dun, en zorg ervoor dat je contactopties ook bijhoud. Beperk de contactopties dus naar de manieren die je belangrijk vindt voor jouw onderneming, en waar je klanten het meest over te spreken zijn. 

Op welke wijzen lever jij klantenservice? Laat het ons weten via Sociale Media!